Управленческий учет на предприятии. Примеры таблицы excel.

Цель управленческого учета на предприятии.

Управленческий учет является важным инструментом для каждого предпринимателя, так как позволяет собственнику повышать эффективность бизнеса. С помощью управленческого учета предприниматель находит точки роста бизнеса, а также проводить анализ для сокращения неэффективных затрат.

Управленческий учет в excel скачать бесплатно.

По ссылке выше, я предлагаю вам скачать бесплатную программу для управленческого учета в excel, которая позволяет решать следующие задачи:

  1. Вести учёт по проектам, направления, сегментам бизнеса.
  2. Возможность автоматически распределять затраты между несколькими проектами, направления и подразделениями.
  3. Контролировать затраты и доходы в режиме онлайн.
  4. Анализировать фактические результаты бизнеса в любой необходимой вам аналитике.
  5. Отслеживать денежные потоки бизнеса.

Преимуществом данной программы управленческого учета заключается в её простоте и наглядности. Для получения отчетов, вам необходимо один раз заполнить справочники, а потом вносить информацию на одном листе, из которого вы будете получать сразу три важных отчета для бизнеса:

  1. Отчет о доходах и расходах (далее БДР);
  2. По проектный отчет о доходах и расходах;
  3. Отчет о движение денежных средств (далее ОДДС).

     

ПЕРЕЙТИ К ЗАГРУЗКЕ ТАБЛИЦ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЁТА НА ПРЕДПРИЯТИИ.

 

Принцип формирования управленческого учета.

 

Прежде, чем начать работать с программой управленческого учета, необходимо понять принципы, на которых она формируется.

  1. 2.1.Первый принцип формирования управленческого учета на предприятие.

И первое, что нужно понимать, что прибыль, которую мы видим в отчете о доходах и расходах, не равна деньгам, которые мы наблюдаем в отчете о движение денежных средств. Чтобы сформировать понимание, что прибыль неравна деньгам, рассмотрим два простых примера.

Первый пример.

Предприятие произвело оплату депозита за аренду помещения в размере 100 000 рублей в августе. Данный платеж будет отражен в отчёте о движении денежных средств (ОДДС) за август в виде выбытия денежных средств. При этом в отчет о доходах и расходах за август, он не будет включен, поскольку фактически это расходы будущих периодов (последний месяц аренды в этом помещение) и они не должны влиять на текущий финансовый результат.

ОДДС: — 100 000

БДР: 0.

Т.е. фактически денежных средств на предприятие стало меньше, но финансовый результат не изменился.

Второй пример.

Предприятие купило в августе 2019 года десять светильников за 10 000 рублей (по 1 000 рублей за одну штуку), при этом смогла реализовать в этом месяце только пять за 15 000 рублей (по 3 000 рублей за одну штуку), с отсрочкой платежа в один месяц. В отчет о движение денежных средств за август следует отразить полностью оплату в размере 10 000 рублей за товары, а вот в отчет о доходах и расходах должна попасть реализации в размере 15 000 рублей и себестоимость в размере 5 000 рублей (5 * 1000).

ОДДС: — 10 000

БДР: 15 000 – 5 000 = 10 000.

Т.е. согласно данной отчетности, компания получила бумажную прибыль в размере 10 000 рублей, т.к. денежные средства еще не поступили на расчетный счет. А фактически в данный момент произошло уменьшение денежных средств на 10 000 рублей.

  1. 2.2.Второй принцип построение управленческого учета на предприятие.

Второй принцип заключается в том, что все расходы, которые осуществляет предприятие можно условно поделить на две составляющие: периодические и непериодические.

Под периодическими расходами понимаются расходы, которые возникают ежемесячно, ежеквартально и относятся строго к определённому периоду. Ярким примером таких расходов являются арендные платежи, услуги связи и интернета.

Непериодические расходы, это расходы, которые могут возникать не каждый месяц. К таким расходам, например, относят: обучение персонала, подбор персонала, ГСМ, юридические расходы и т.п.

  1. 2.3.Третий принцип построение управленческого учета прелприятие.

Для правильного восприятия отчета о движение денежных средств, принято денежные потоки разделять на несколько составляющих. Чаще всего используют три вида направления использования денежных средств:

  1. Операционная деятельность – денежные потоки, связанные с производством и реализацией продукции (услуг).
  2. Финансовая деятельность – это получение дополнительного финансирования от банков и собственников, оформляемых в виде кредитов и займов.
  3. Инвестиционная деятельность – денежные потоки направление на приобретение нового оборудования, земли и т.п. Что позволяет увеличивать производственные мощности.

Такое разбиение денежного потока неслучайно, так как вы в первую очередь должны понимать какая у вас ситуация с денежным потоком от операционной деятельности. Если вы наблюдаете в нём дефицит, то должны его компенсировать с помощью финансовой деятельности. Говоря проще, взять кредит.

Положительный денежный поток по операционной деятельности, свидетельствует о том, что у компании есть возможность вкладывать средства в развитие или выплачивать дивиденды.

 

ПЕРЕЙТИ К ЗАГРУЗКЕ ТАБЛИЦ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЁТА НА ПРЕДПРИЯТИИ.

  1. 2.4.Основные термины.

Чтобы легко ориентироваться в нашей программе по управленческому учету, ниже мы представили основные термины, которые используют экономисты.

PLсокращение английского словосочетания Profit and Loss, что переводится на русский как отчет о прибылях и убытках. Иногда его называют также ОПУ, БДР, ОДР, отчет о доходах и расходах.

СFсокращение английского словосочетания Cash Flow, что переводится на русский языка как отчет о движение денежных средств. Также его называют ОДДС, БДДС.

Метод начисления – метод учета, при котором доходы и расходы признаются в тот момент, когда они реально были совершены. Такой подход принимается во всём мире, поскольку получение доходов практически всегда связано с осуществлением каких-либо расходов.

Кассовый метод – метод учета, который признает доходы и расходы в момент списания денег банком с расчётного счёта или выдачи из кассы.

Валовая прибыль – это расчётный показатель прибыли, получаемая в результате вычитания из реализации себестоимости продукции (услуг).

Не денежные доходы и расходы – это вид расходов или доходов, которые влияют на финансовый результат отчета о доходах и расходах, но при этом никак не находят свое отражение в отчете о движение денежных средств. Примером таких расходов является амортизация, списание дебиторской задолженности, предоставление скидки клиентам. Доходы могут возникнуть в результате списания кредиторской задолженности, внесения имущества в качестве вклада в уставной капитал.

Все выше обозначенные принципы лежат в основе формирования нашей бесплатной программы управленческого учёта в excel. Она позволит вам вести управленческий учёт без специальных навыков и знаний, подключить к ведению учёта вашего бухгалтера и принимать правильный решения по повышению эффективности работы вашего бизнеса.

Инструкция как работать с таблицей управленческого учета в excel.

Форма управленческого учета состоит из файла excel, в котором представлены следующие листы:

  1. Справочник.
  2. База данных.
  3. Распределение затрат.
  4. Форма отчета PLв разрезе направлений (проектов).
  5. Форма отчета PL по статьям.
  6. Форма отчёта CFпо статьям.

Впервые открыв форму управленческого учета в excel, вы начинаете работать с листом «Справочник». В этом листе содержится несколько столбцов, которые необходимо заполнить для формирования отчета. Ниже представлены название столбцов, а также пояснения, какую информацию необходимо в них вносить на этом листе:

  1. 1)Выбор контрагента – в данный столбец вносите название контрагентов, которым вы платите денежные средства, либо получаете от них денежные средства. Вводить название можно в любом формате, на русском или другом любом языке.
  2. 2)Выбор вида деятельности – данная информация используется для формирования разделов CF. В исходной версии внесено три раздела, встречающихся практически в любой организации: операционная, инвестиционная, финансовая. При необходимости вы можете добавить любой дополнительный раздел для CF, например, социальные выплаты, благотворительность и т.п.
  3. 3)Статьи CF– данный раздел содержит перечень статей CF, который не подлежит изменению в базовой версии.
  4. 4)Аналитика – данный раздел позволяет добавлять дополнительную аналитику, которая будет использоваться в отчетах CFи PL.
  5. 5)Группа PL – каждой статьи PLнеобходимо задать раздел, к которому она относится. Разделы изначально предопределены, и вы выбираете их из выпадающего списка.
  6. 6)Закупка материалов/товаров – предопределенная статья CF, в которой вы можете добавлять дополнительную аналитику для отчета CF, например, разбивать по видам товаров, по номенклатуре и т.п.
  7. 7)Предоплата покупателя – предопределенная статья CF, в которой вы можете добавлять дополнительную аналитику для отчета CF, например, авансы за услуги, авансы за товары и т.п.
  8. 8)Предоплата поставщику предопределенная статья CF, в которой вы можете добавлять дополнительную аналитику для отчета CF, например, авансы за услуги, авансы за товары и т.п.
  9. 9)Оплата периодических расходов – предопределенная статья CF, в этом столбце вы вносите статьи PL, которые будут относится к этому типу расходов. Выбор статьей происходит на основе выпадающего списка, который образуется из статей, занесенных в столбце «Статьи PL».
  10. 10)Оплата непериодических расходов – предопределенная статья CF, в этом столбце вы вносите статьи PL, которые будут относится к этому типу расходов. В этот столбец попадают остальные статьи операционной деятельности, которые не попали в столбец «Оплата периодических расходов». Выбор статей также происходит из выпадающего списка.
  11. 11)Кредиты полученные – предопределенная статья CF, в которой вы можете добавлять дополнительную аналитику для отчета CF, например, краткосрочные кредиты, долгосрочные кредиты и т.п.
  12. 12)Дивиденды – предопределенная статья CF, в которой вы можете добавлять дополнительную аналитику для отчета CF, например, дивиденды первого акционера, дивиденды второго акционера и т.п.
  13. 13)Перемещение денег – предопределенная статья CF, в которой вы можете добавлять дополнительную аналитику для отчета CF, например, касса 1, касса 2 и т.п.
  14. 14)Приобретение ОС – предопределенная статья CF, в которой вы можете добавлять дополнительную аналитику для отчета CF, например, станки, оборудование, земля и т.п.
  15. 15)Выручка (не полученная) – предопределенная статья PL, в которой вы можете добавлять дополнительную аналитику для отчета PL, например, реализация услуг, реализация готовой продукции и т.п.
  16. 16) Сальдо – предопределенная статья CF, которая служит для указания начального сальдо денежных средств на какую-либо дату.
  17. 17)Не ДДС – специальная статья для PL, в которую мы заносим статьи, не осуществляющие реальное движение денежных средств, например, амортизация основных средств, списание себестоимости готовой продукции и т.п.

После заполнения всех столбцов из раздела «Справочник», вы переходите во вкладку «Распределение затрат» управленческой отчетности excel. Данные раздел предназначен для распределения расходов по направлениям бизнеса, так как одним из источников формирования управленческой отчетности является выписка, то в ней часто происходят платежи, который следует распределить на несколько направлений и данная таблица позволяет это сделать в автоматическом режиме.

Чтобы распределять некоторые затраты в автоматическом режиме, вы должны заполнить следующие столбцы данного листа:

  1. Статья PL – из выпадающего списка, вы выбираете статью PL, расходы которой вы будете распределять между направлениями. Данный выпадающий список формируется на листе «Справочник» в столбце «Статьи PL».
  2. 2)Дата начала действия – день с которого начинает действовать данное распределение затрат по направлениям;
  3. 3)Дата окончания – последний день, когда действует текущие распределение.
  4. 4)Направление №1 – указываете число процентов, которые будут с каждого расхода (платежа) по данной статье относится на первое направление.
  5. 5)Направление №2 – указываете число процентов, которые будут с каждого расхода (платежа) по данной статье относится на второе направление.
  6. 6)Направление №3 – указываете число процентов, которые будут с каждого расхода (платежа) по данной статье относится на третье направление.
  7. 7)Проверка – проверочный столбец, созданный для отслеживания ошибок распределение затрат в рамках каждой статьи и рассчитывается автоматически. Когда вы распределяете процент по направлениям, то суммарная сумма в рамках одной статьи должна ровняться 100%, если этого не происходит, то в этом столбце появляется надпись «Ошибка», следовательно, в рамках одной статьи затраты распределились неверно. Если появляется надпись: «Правильно», то затраты распределись корректно.

Важно. Для корректной работы автоматического распределения затрат по направлениям, необходимо менять способ распределения не чаще одного раза в месяц. Приведем примеры правильного и неправильного заполнения:

  1. 1.Дата начала действия: 01.08.2019, Дата окончания: 31.08.2019 – правильное заполнение;
  2. 2.Дата начала действия: 01.08.2019, Дата окончания: 30.09.2019 – правильное заполнение;
  3. 3.Дата начала действия: 01.08.2019, Дата окончания: 15.08.2019, вторая строка по этой статье: Дата начала действия: 16.08.2019, Дата окончания: 31.08.2019– неправильно заполнение.

После заполнения листов «Справочник» и «Распределение затрат», переходим на лист «База данных». Сначала рассмотрим, какие представлены столбцы в этом разделе, а потом распишем алгоритм заполнения таблицы для формирования управленческой отчетности.

Для простоты заполнения данной таблицы, все столбцы окрашены в специальный цвет:

  1. 1)Желтый – информацию вводите вручную.
  2. 2)Голубой – выбираете из выпадающего списка.
  3. 3)Зеленый – расчетные столбцы, рассчитываются автоматически.

В таблице представлены следующие столбцы:

  1. 1)Месяц Расходы/Доходы – данный столбец используется для формирования отчета PL методом начисления. Вы должны внести в этот столбец месяц, когда реально были произведены расходы или доходы. Например, если платеж был выполнен 01.07.2019, а в назначение платежа указаны услуги за июнь, то вы должны поставить в этом столбце цифру 6. Второй пример, платеж произведен 01.07.2019, а в назначение платежа указано услуги за май-июнь, то его, во-первых, необходимо разбить на две суммы, в во-вторых поставить напротив одного платежа цифру 5, а напротив другого 6.
  2. 2)Год Расходы/Доходы – данный столбец используется для формирования отчета PL методом начисления. Заполняется по аналогии столбца Месяц Расходы/Доходы, только вместо месяцев указывается год.
  3. 3)Дата оплаты – данный столбец используется для формирования отчета KF кассовым методом. Указываете дату, в которой произошел платеж или поступили денежные средства.
  4. 4)Контрагент – выбираете из выпадающего списка контрагента, по которому было движение денежных средств.
  5. 5)Статья CF – выбираете из выпадающего списка статью CF;
  6. 6)Аналитика – выбираете из выпадающего списка либо статью для PL, либо дополнительную аналитику для CF;
  7. 7)Вид деятельности – выбираете из выпадающего списка вид деятельности для отчета CF;
  8. 8)Способ расчета – вспомогательный столбец, в котором изначально стоит слово «Авто», что обозначает, что распределение суммы будет автоматически на основание заданного распределения на листе «Распределение затрат». Если вы стираете слово «Авто», то необходимо около каждого направления в столбце «Доля» указать, какой процент расхода приходится на это направление. Если у вас одно направление, вы просто ставите около него цифру 100%.
  9. 9)Сумма – вводите в этот столбец общую сумму по данной статьей затрат.
  10. 10)Направление №1, Направление №2, Направление №3 – расчетные столбцы, в которые попадают суммы по каждому направлению, в зависимости от заданной базы распределения.
  11. 11)Проверка – проверочный столбец, созданный для проверки правильного ручного распределения затрат по направлениям, если ошибки нет, то выходит сообщение «Правильно». Чтобы статус был у этого поля был «Правильно», необходимо, чтобы сумма по трем столбцам «Доля» равнялась 100%.
  12. 12)Пояснение вида затрат – дополнительное поле, где вы можете расписать, что это за затраты или доходы. Например, арендная плата склада номер один за апрель 2019 или ввести назначение платежа из выписки.
  13. IV.Порядок работы в таблице управленческого учета в excel (типовой бизнес процесс учёта).
  14. Как было выше описано, работа в программе управленческий учет начинается с заполнения справочной информацией на листах «Справочник» и «Распределение затрат». Когда вы заполнили эти два раздела, то переходите на лист «База данных».
  15. Первым источником информации для работы с этой программой, является банковская выписка. Вы выгружаете её в программу эксель, а затем, через специальную вставку, переносите следующие данные: [дату оплаты], [Сумму платежа], [Контрагента], назначения платежа. После этого вам необходимо каждому платежу присвоить статью CF, используя метод начисления заполнить столбцы: «Год Расходы/Доходы» и «Месяц Расходы/Доходы», заполнить поле «Аналитика», выбрав либо статью PL, либо вспомогательную статью CF. Выбрать способ распределения между направлениями: автоматический или ручной.
  16. Когда вы полностью выписку обработали, вам необходимо добавить не денежные статьи, обычно они берутся из бухгалтерии. И вот какая вам нужна информация: амортизация за отчетный период (Счет 02 плана счетов), выставленная реализация (Счет ДЗ 62 плана счетов), себестоимость проданной продукции. Так как эти расходы относятся к отчету о доходах и расходах, то вам нужно к ним обязательно заполнить следующие поля: Месяц Расходы/Доходы, Год Расходы/Доходы, Статья CF, Аналитика.

Этот пункт во многом зависит от того, насколько своевременно и чётко бухгалтер вносит информацию в учётную систему и насколько он погружается в ваш бизнес. Если бухгалтер занимается только подготовкой и сдачей отчётов в налоговую, то вам необходимо полностью организовать постановку управленческого учёта, определить регламент и ответственных сотрудников за внесение информации в учётные таблицы.

  1. После внесения всей информации, вам необходимо на верхней панели настроек программы эксель во вкладке «Данные» нажать на ярлык «Обновить все», после чего сформируются отчеты.
  2. V.Виды отчетов в программе управленческий учет в excel.

 

  1. 5.1.PL — по статьям.

Отчет о доходах и расходах вашего предприятия. Данный отчет показывает какую прибыль вы заработали за каждый отчетный период, в разрезе по направлениям и статьям затрат.

  1. 5.2.CF — по статьям.

Отчет о движение денежных средств предприятия. В данном отчете вы можете увидеть денежные потоки помесячно или годовой в разрезе статей CF. Денежный поток разделен по видам деятельности, как минимум: операционная, финансовая и инвестиционная.

  1. 5.3.PL- по одному направлению.

Данный вид отчета удобен, тем предприятиям, которые имеют несколько направлений бизнеса. С помощью данного отчета вы можете увидеть отчет о доходах и расходах по конкретному направлению в разрезе месяцев (года) и статей PL.

  1. VI.Управленческий учет в эксель примеры.

Ниже мы рассмотрим варианты работы с программой управленческой учет на двух простых кейсах.

  1. 1)Магазин одежды.

Исходные данные:

  1. 1.Отчетность формируется на четыре календарных месяца: с января по апрель.
  2. 2.В январе закуплена первая коллекция одежды на сумму 37 500 рублей, в следующие месяца поддерживался товарный остаток и закупки шли уже на сумму 25 000 рублей.
  3. 3.В марте закуплена вторая коллекция одежды на сумму 37 500 рублей, в апреле на 25 000 рублей.
  4. 4.С января по апрель ежемесячная выручка составила 50 000 рублей, а себестоимость проданной продукции ежемесячно составляет 25 000 рублей.

Чтобы информация заполнялась автоматически, сначала перейдем на лист «Распределение затрат» и заполним следующую информацию:

Запись №1. «Статья PL»: Выручка покупателя; «Дата начала действия»: 01.01.2019; «Дата окончания»: 31.12.2019; «Направление №1»: 100%.

Запись №1. «Статья PL»: Себестоимость товаров; «Дата начала действия»: 01.01.2019; «Дата окончания»: 31.12.2019; «Направление №1»: 100%.

Вносим информацию на лист «База данных».

Январь.

Запись №1. Отобразим поступление денежных средств в размере 50 000 рублей и данная запись нужна для попадания информации в CF. «Дата оплаты»: 31.01.2019; «Контрагент»: Покупатели; «Статья ДДС»: Предоплата покупателя; «Сумма»: 50 000; «Вид деятельности»: Операционная; «Способ расчета»: стираем слово «Авто»; «Доля1»: 100%.

Запись №2. Отобразим реализацию в размере 50 000 рублей и данная запись нужна для попадания информации в PL. «Месяц Расходы/Доходы»: 1; «Год Расходы/Доходы»: 2019; «Контрагент»: Покупатели; «Статья ДДС»: Выручка для PL; «Аналитика»: Выручка покупателя; «Сумма»: 50 000;

Запись №3. Отобразим закупку первой коллекции в размере 37 500 рублей и данная запись нужна для попадания информации в CF. «Дата оплаты»: 10.01.2019; «Контрагент»: Поставщик; «Статья ДДС»: Закупка материалов/товаров; «Сумма»: 37 500; «Вид деятельности»: Операционная; «Способ расчета»: стираем слово «Авто»; «Доля1»: 100%.

Запись №4. Отобразим себестоимость реализованной одежды и данная запись нужна для попадания информации в PL. «Месяц Расходы/Доходы»: 1; «Год Расходы/Доходы»: 2019; «Статья ДДС»: не ДДС; «Аналитика»: Себестоимость товаров; «Сумма»: 25 000;

Февраль.

Запись №1. Отобразим поступление денежных средств в размере 50 000 рублей. «Дата оплаты»: 28.02.2019; «Контрагент»: Покупатели; «Статья ДДС»: Предоплата покупателя; «Сумма»: 50 000; «Вид деятельности»: Операционная; «Способ расчета»: стираем слово «Авто»; «Доля1»: 100%.

Запись №2. Отобразим реализацию в размере 50 000 рублей и данная запись нужна для попадания информации в PL. «Месяц Расходы/Доходы»: 2; «Год Расходы/Доходы»: 2019; «Контрагент»: Покупатели; «Статья ДДС»: Выручка для PL; «Аналитика»: Выручка покупателя; «Сумма»: 50 000;

Запись №3. Отобразим закупку первой коллекции для поддержания уровня необходимых запасов в размере 25 000 рублей и данная запись нужна для попадания информации в CF. «Дата оплаты»: 10.02.2019; «Контрагент»: Поставщик; «Статья ДДС»: Закупка материалов/товаров; «Сумма»: 25 000; «Вид деятельности»: Операционная; «Способ расчета»: стираем слово «Авто»; «Доля1»: 100%.

Запись №4. Отобразим себестоимость реализованной одежды и данная запись нужна для попадания информации в PL. «Месяц Расходы/Доходы»: 2; «Год Расходы/Доходы»: 2019; «Статья ДДС»: не ДДС; «Аналитика»: Себестоимость товаров; «Сумма»: 25 000;

Март.

Запись №1. Отобразим поступление денежных средств в размере 50 000 рублей. «Дата оплаты»: 31.03.2019; «Контрагент»: Покупатели; «Статья ДДС»: Предоплата покупателя; «Сумма»: 50 000; «Вид деятельности»: Операционная; «Способ расчета»: стираем слово «Авто»; «Доля1»: 100%.

Запись №2. Отобразим реализацию в размере 50 000 рублей и данная запись нужна для попадания информации в PL. «Месяц Расходы/Доходы»: 3; «Год Расходы/Доходы»: 2019; «Контрагент»: Покупатели; «Статья ДДС»: Выручка для PL; «Аналитика»: Выручка покупателя; «Сумма»: 50 000;

Запись №3. Отобразим закупку первой коллекции для поддержания уровня необходимых запасов в размере 25 000 рублей и данная запись нужна для попадания информации в CF. «Дата оплаты»: 10.03.2019; «Контрагент»: Поставщик; «Статья ДДС»: Закупка материалов/товаров; «Сумма»: 25 000; «Вид деятельности»: Операционная; «Способ расчета»: стираем слово «Авто»; «Доля1»: 100%.

Запись №4. Отобразим закупку второй коллекции в размере 25 000 рублей и данная запись нужна для попадания информации в CF. «Дата оплаты»: 10.03.2019; «Контрагент»: Поставщик; «Статья ДДС»: Закупка материалов/товаров; «Сумма»: 37 500; «Вид деятельности»: Операционная; «Способ расчета»: стираем слово «Авто»; «Доля1»: 100%.

Запись №5. Отобразим себестоимость реализованной одежды и данная запись нужна для попадания информации в PL. «Месяц Расходы/Доходы»: 3; «Год Расходы/Доходы»: 2019; «Статья ДДС»: не ДДС; «Аналитика»: Себестоимость товаров; «Сумма»: 25 000.

Апрель.

Запись №1. Отобразим поступление денежных средств в размере 50 000 рублей. «Дата оплаты»: 30.04.2019; «Контрагент»: Покупатели; «Статья ДДС»: Предоплата покупателя; «Сумма»: 50 000; «Вид деятельности»: Операционная; «Способ расчета»: стираем слово «Авто»; «Доля1»: 100%.

Запись №2. Отобразим реализацию в размере 50 000 рублей и данная запись нужна для попадания информации в PL. «Месяц Расходы/Доходы»: 4; «Год Расходы/Доходы»: 2019; «Контрагент»: Покупатели; «Статья ДДС»: Выручка для PL; «Аналитика»: Выручка покупателя; «Сумма»: 50 000;

Запись №3. Отобразим закупку первой коллекции для поддержания уровня необходимых запасов в размере 25 000 рублей и данная запись нужна для попадания информации в CF. «Дата оплаты»: 10.04.2019; «Контрагент»: Поставщик; «Статья ДДС»: Закупка материалов/товаров; «Сумма»: 25 000; «Вид деятельности»: Операционная; «Способ расчета»: стираем слово «Авто»; «Доля1»: 100%.

Запись №4. Отобразим закупку второй коллекции для поддержания уровня необходимых запасов в размере 25 000 рублей и данная запись нужна для попадания информации в CF. «Дата оплаты»: 10.04.2019; «Контрагент»: Поставщик; «Статья ДДС»: Закупка материалов/товаров; «Сумма»: 25 000; «Вид деятельности»: Операционная; «Способ расчета»: стираем слово «Авто»; «Доля1»: 100%.

Запись №4. Отобразим себестоимость реализованной одежды и данная запись нужна для попадания информации в PL. «Месяц Расходы/Доходы»: 4; «Год Расходы/Доходы»: 2019; «Статья ДДС»: не ДДС; «Аналитика»: Себестоимость товаров; «Сумма»: 25 000;

Основные выводы из полученных отчетов. Согласно отчету PL компания получила прибыль в размере 100 000 рублей, но при этом по CF остаток денежных средств составил 25 000 рублей. Из этого можно сделать вывод, что денежные средства компании ушли на создание товарного запаса. Поэтому и получается, что по факту прибыль есть, а свободных денежных средств нет.

  1. 2)Фитнес-клуб, направление: продажа индивидуальных занятий с тренером для посетителей.

Исходные данные:

    1. 1.Отчетность формируется на три календарных месяца: с января по март.
    2. 2.Клуб продает абонементы на занятия с тренером. Один абонемент включает 10 занятий с тренером и стоит 10 000 рублей. Тренер получает за каждое проведенное занятие с посетителем 700 рублей.
    3. 3.На протяжение трех месяцев ежемесячно фитнес-клуб продает по 10 абонементов.
    4. 4.Каждый месяц получается провести 50 занятий.

Вносим информацию на лист «База данных»:

Январь.

Запись №1. Отобразим поступление за абонементы в размере 100 000 рублей, для этого в столбец «Дата оплата» вносим дату: 31.01.201; «Контрагент»: посетители; «Статья ДДС»: Предоплата покупателя; «Вид деятельности»: Операционная; «Способ расчета»: стираем слово «Авто»; «Сумма»: 100 000; «Доля1»: 100%.

Запись №2. Отобразим реализацию, которую мы можем принять в качестве дохода для PL, она будет получаться путем перемножения проведенных 50 занятий на стоимость одного занятия 1000, т.е. получится 50 000 рублей. И в итоге заносим в таблицу: «Месяц Расходы/Доходы»: 1; «Год Расходы/Доходы»: 2019; «Статья ДДС»: Выручка для PL; «Аналитика»: Выручка покупателя; «Способ расчета»: стираем слово «Авто»; «Сумма»: 50 000; «Доля1»: 100%.

Запись №3. Отобразим выплату заработной платы тренерам, которая получается путем перемножения 50 проведенных занятий на оплату за одно занятие равную 700 рублей, таким образом полная оплата равна 35 000 рублей. А теперь вносим информацию по столбам: «Дата оплата» вносим дату: 31.01.201; «Контрагент»: тренер; «Статья ДДС»: Оплата непериодических расходов; «Вид деятельности»: Операционная; «Способ расчета»: стираем слово «Авто»; «Сумма»: 35 000; «Доля1»: 100%.

Запись №4. Отобразим заработную плату в PL, она также будет равна 35 000 рубле. Заполняем следующие поля таблицы: «Месяц Расходы/Доходы»: 1; «Год Расходы/Доходы»: 2019; «Статья ДДС»: Оплата непериодических расходов; «Аналитика»: Заработная плата; «Способ расчета»: стираем слово «Авто»; «Сумма»: 35 000; «Доля1»: 100%.

Февраль.

Повторяем четыре записи, как для января, только дату заменяем с 31.01.2019 на 28.02.2019, а столбце «Месяц Расходы/Доходы» ставим 2.

Март.

Повторяем четыре записи, как для января, только дату заменяем с 31.01.2019 на 31.03.2019, а столбце «Месяц Расходы/Доходы» ставим 3.

После внесение данной информации, нажимаем на верхней панели настроек программы эксель в закладке «Данные» нажимаем кнопку «Обновить», в итоге у нас сформировались отчеты PL и KF.

Основные выводы из полученных отчетов.

В отчете KF вы увидите большой денежный остаток в размере 195 000 рублей, при этом в отчете PL прибыль составит всего 45 000 рублей. Из этих отчетов вы можете сделать вывод, что прибыль действительно неравна денежным средствам. Что на выплату дивидендов можно отправить только 45 000 рублей, а вся оставшиеся сумма — это авансы, которые еще предстоит заработать.

  1. VII.Альтернативные способы введение управленческого учета.

Управленческий учет можно ввести в различных программах (1С, SAP и т.п.), но финансисты предпочитают электронные таблицы. Удобство использования таблиц заключается в том, что их можно настраивать в нужном разрезе для пользователя с необходимой аналитикой.

Для удобства вы можете использовать наш бесплатный шаблон управленческого учета на базе Excel.

  1. VIII.Что делать, когда факт собран, но непонятно, что с этим дальше делать.

Полученная управленческая отчетность за любой период, по сути является следствием текущей модели ведения бизнеса, и чтобы понять, как перейти от текущего результата к желаемым нужна дополнительная аналитика, изучение бизнес-процессов и выстраивание декомпизоционной ФМ.

 

Создание индивидуальной системы учёта.

Что было до:

Сеть студий насчитывает 14 филиалов в Москве и Подмосковье. Изначально собственник обратился с просьбой построить финансовую модель по открытию студий, однако конкретной статистической информации и данных о своём бизнесе он предоставить не смог.
Полноценный управленческий учёт никогда не вёлся. Были попытки вести учёт в Гугл Докс, но они не увенчались успехом, так как низкая квалификация персонала, отсутствие методологии, отсутствие необходимых реквизитов привело к тому, что это оказался всего лишь набор бесполезных цифр.
Статистическая финансовая и операционная информация бизнеса-это основа любой декомпозиции бизнеса и построения стратегической модели развития.
Таким образом, перед созданием финансовой модели предстояло организовать сбор и обобщение текущих финансовых операций и операционной аналитики.

Что было сделано:

Логичным стал вопрос – что использовать, в качестве системы обобщения информации.
На рынке учётных систем для малого бизнеса сложилась парадоксальная ситуация:
С одной стороны, есть куча универсальных CRM, но ни одна из них не подходит под специфику конкретного бизнеса.
С другой есть решения от 1С, но они сложны, требуют целого штата финансистов для учёта и обучения сотрудников, а кроме того, не отвечают потребностям операционного учёта.
Есть электронные таблицы – но они не обладают целостностью данных (к примеру, внесли изначально неправильно фамилию клиента, придётся менять её в 10 файлах) – это становится огромной проблемой при построение операционных и финансовых отчётов при большой структуре предприятия.
Стало ясно, что Excel не подходит, так как сотрудники попросту не смогут обеспечивать целостность данных, а решения от 1С не подойдут по нескольким причинам, 1) нет финансовой возможности нанять финансовых специалистов 2) нет возможности обучать подверженный текучке операционный персонал 3) нет возможности закупить нужное кол-во лицензий и нанять программиста для поддержки решения.
Пошли по пути создания собственной системы.
Использовали бесплатный сервер Postgre SQL в связки с PHP обработчиками и Apache веб-сервер. Развернули в корпоративной сети, с возможностью доступ из вне через VPN.

В течение 1 месяца спроектировали базу данных. Сложные расчёты по клиентской базе возложили на систему Microsoft Power BI. На ней же реализовали и отчёты.

Распределили права к базе, предельно упростили внесение данных до 3-4 полей в форме для администраторов.

Ещё месяц ушёл на обучение персонала работе с системой.

Результат:

За 2 месяца получили собственную индивидуальную многопользовательскую корпоративную ERP систему, очень простую в поддержке и бесконечные возможности по доработке, так как отчёты строятся на платформе Power BI и не требуют изменения кода в веб-приложении.

 

Срок проекта 2 месяца
Стоимость 180 000 руб.

 

Построение финансовой модели расходов. Создание системы контроля и бюджетирования расходов, денежного потока в одном отчёте для собственника

Что было до:

У собственника бизнеса возникла проблема с пониманием механизма затрат, эффективности менеджмента, формирования прибыли и оценки окупаемости инвестиций.
Демонстрация проблемы Весь учёт клиента сводился к тому, что бухгалтерия выгружала скопом платежи, при этом в каждом клубе бухгалтер делал свою аналитику. Сводный отчёт по движению денег не составлялся.
Отчёт о прибылях и убытках не составлялся, вся выручка учитывалась кассовым методом, включая депозиты в счёт будущих услуг.

 

Что было сделано:

Проанализирована структура и все расходы и выплаты за 2 предыдущих года. Разработан классификатор затрат и методика учёта расходов.
Также была разработан отчёт денежного потока, учитываемого косвенным методом. При данной методики, часть прибыли, формирующаяся методом начисления корректируется до реального денежного потока.
Отчёт формировался ежедневно. Результат для контроля (факт-план-предыдущий год) выведен в отдельный дашбоард.
Создали финансовую модель расходов компании в корреляции с денежными поступлениями.

Результат:

Выявили неэффективные расходы, установили лимиты по платежам. Повысили денежный поток на 30% по сравнению с прошлым годом.

Построение финансовой модели проектной деятельности.

Что было до:

В архитектурно-строительному бюро очень длительный цикл проекта (от момента первого контакта, до момента поступления аванса может пройти несколько лет).
В компании несколько сегментов деятельности: оборудование, запчасти, сервис.
Каждый сегмент делится на несколько направлений: обработка провода, ультразвуковая сварка, теплообменное оборудование, производство электрических машин.
Опять же, в каждом сегменте есть клиенты с предоплатной и постоплатной системой расчётов.
Также ряд клиентов обращается повторно.
В результате особенностей деятельности, компания вынуждена осуществляет клиентскую поддержку, проводить экспериментальные испытания и исследования, осуществлять поставки и установку гарантийных запчастей.

 При такой специфике деятельности очевидно, что компания несёт огромные затраты на персонал, в течение длительного времени между подготовкой проекта и его реализацией.

Была сформулирована задача:
• промоделировать циклы проектов по всем видам сегментов, направлений, клиентов, типом обращений с учётом различных схем бизнес-процессов,
• промоделировать денежный поток и финансовые результаты по каждой из аналитик в течение 5 лет, в зависимости от событий по договору.
• выработать оптимальные нормативы времени операций после старта проекта,
• KPI для принятие решение о продолжении разработки и прекращения подготовки проектов.
• Рассчитать влияние текущей системы мотивации на финансовый результат.

Что было сделано:

После составления предварительной версии по одному из сегментов, стало понятно – такая модель, сделанная в среде Excel, не позволит ничего проанализировать, так как данные будут располагаться на нескольких десятках листов. К тому же добавление любой другой аналитики требует переделки всей модели, что неприемлемо.
Учитывая это было решено отказаться от Excel, как средства расчётов, и использовать возможности Power BI для генерации параметров, консолидации результата.
Такой подход позволяет задавать в Excel значение параметра, применяемому в определённый период только к определённой аналитики. Остальные расчёты значений параметров на каждую дату из 5 летнего периода делаются автоматически.
Результат (в значимых цифрах) В итоге создана полностью динамичная модель в Power BI.
Вот только некоторые возможности:
• быстро добавлять любое кол-во аналитик, не добавляя и не меняя формул.
• задавать более 30 различных параметров проектов с разными значениями на каждую дату
• высчитывает даты наступления событий по любому алгоритму, соответственно точный финансовый результат от этих событий.
• моделировать наступление событий исходя из бизнес- процессов.
• моделировать потребность в персонале, в зависимости от нормативов времени на осуществление операций
• задавать на любой период любые изменения в активах/пассивах/доходах/расходах в процентах от любой операций (закупки, продажи, оплаты

Срок проекта 2 месяца
Стоимость 160 000 руб.

Построение проектного управленческого учёта. Полная управленческая информация при минимуме затрат времени со стороны сотрудников.

Что было до:

В компании очень длительный цикл проекта (от момента первого контакта, до момента поступления аванса может пройти несколько лет). В результате непонятна эффективность проекта. Все затраты, осуществленные до момента окончания проекта, нигде в едином виде не учтены. План-Факт проектам не ведётся.
За 2016 – 2017 года на фирме наблюдается рост и увеличение объема денежных средств на счетах. Однако, на фирме не ведётся платежный календарь, предварительная себестоимость и расчеты инвестиционного проекта не проводятся. В результате чего, становится непонятно, когда и какие деньги должны поступать, сколько из денег на счету, являются свободными. Однако сомнения вызывают во-первых предстоящее инвестирование в производство в размере 12 млн. рублей, во-вторых выплаты партнёрам в размере 6 млн. рублей. Денежные средства были получены в результате роста, который был вызван заключение крупных договоров. Ведение проекта осуществляют множество специалистов от менеджера по продажам, до руководителя по проектам и сервисной службы. По мнению руководителя, для дальнейшего роста необходима финансовая модель с лимитированием средств и затрат по управлению проектами. Также он выразил опасения, что выплата денежных средств на инвестции и выплаты партнёрам может привести к краху бизнеса

Что было сделано:

В ходе проектного обследования учётных систем выявлен недостаток информации, для ведения управленческого учёта по проектам. Учёт заказов клиентов и заказов поставщикам ведётся в базе УТ 8.3, однако отсутствует методология, в результате данные в учётной системе практически бесполезны. Фактически необходимо восстановление и регламентация процессов учёта. Собственика уведомили о невозможности выразить мнение по его проблеме, вследствие недостатка данных. Была согласована необходимость восстановления и постановки управленческого учёта.
Проанализированы бизнес процессы от возникновения лида до сервисного обслуживания клиентов. Разработаны классификаторы затрат, с выделением прямых и косвенных, постоянных и непериодических.
Была осуществлена разработка и внедрение комплекта учётных таблиц для расчета и планирования проектов. Проведено обучение менеджеров. Теперь каждый заказ отдельно обсчитывался и планировался, на каждый проект из нескольких заказов закладывались определённые нормы трудозатрат, что позволило планировать и контролировать маржу по проекту.
В качестве мелкой единицы проекта выделен заказ клиента с привязкой к нему графика оплат в конфигурации управление торговлей.
Учёт фактических затрат, в том числе по проектному принципу осуществляется в Типовой Бухгалтерской базе (на счетах учёта затрат под каждый проект заводилась Иерархическая папка с номером проекта, а состав затрат дублировался под каждый проект, но с новым кодом статьи).
Процесс решения проблемы Путем технологии Power Bi фактические данные из двух 1С баз объединяются в единую информационную с плановой информацией по проектам.

Результат:

После восстановления учёта и построения методологии стали доступны отчёты по проектам, прибыли и движению денежных средств, которые детализируются до отдельных записей.
Выгрузка информации по заказам из 1с дала возможность практически в онлайн режиме строить прогноз по платежам, наложение регулярных затрат и налоговой модели дало возможность увидеть свободные денежные средства на будущий период до 3 месяцев. По результатам отчётности было выражено мнение, что денежные средства, находящиеся в распоряжение предприятия были получены не за счёт собственной прибыли, а за счёт управления оборотным капиталом.

При отсуствиии рисков досрочного погашения обязательств поставщикам эти средства могли быть направлены на инвестиционную деятельность, однако выражены опасения по поводу эффетивности деятельности, связанные с длительностью проектов и высокими издержками по ним. Была дана рекомендация по построению проектного учёта и повышению квалификации руководителей проектов в области экономики предприятия.

Построение управленческого учёта. Финансовая и коммерческая отчётность швейного предприятия в режиме онлайн на базе Microsoft Power BI.

Что было до:

В холдинг входят несколько компаний, с различными системами налогообложения. Присутствуют внутригрупповые обороты, как по товарам, так и по услугам. Основную трудность представляет расчёт себестоимости готовой продукции: в компании используется 1С Управление торговлей и типовая Бухгалтерия предприятия, которые не позволяют в полной мере использовать калькуляцию себестоимости продукции.
Были поставлены следующие задачи:

  • Совместно с директором по производству разработать быструю и удобную систему калькуляции готовой продукции, определять фактическую себестоимость и анализировать отклонения.
  • Рассчитать точку безубыточности, полную себестоимость по каждой из более чем 500 позиций в ассортименте (есть как собственное производство, так и импортная продукция, контрактное производство и т.д.
  • Ежемесячно, в течение 5 дней предоставлять финансовую отчётность по холдингу, с элиминированием внутригрупповых оборотов.
  • Ежемесячно отслеживать изменения в оборотном капитале, ликвидировать кассовые разрывы и внедрить бюджетирование.

Что было сделано:

По итогам анализа информации было выявлено, что существующий классификатор номенклатуры в базах 1С не позволит рассчитать себестоимость продукции, так как отсутствуют существенные признаки: размер, материал, цветность, коллекция. Чтобы не вносить изменений в бухгалтерскую базу, к полностью выгруженному справочнику номенклатуры были сопоставлены нужные параметры.
Была подготовлено первая модель данных, касающаяся калькуляции продукции. Данные по выпуску выгружались из 1С по кодам номенклатуры. По технологическим нормам рассчитывалось потребление ресурсов. Перерасход/Экономия списывались пропорционально выпуску
В ходе анализа информации было выявлено также несколько крупных сегментов сбыта, с различным составом накладных затрат. Каждый из таких сегментов был выделен в отдельное направление. Для каждого такого направления составлялась отдельная калькуляция с целью получения полной себестоимости.
Фактические данные по расходам выгружались из бухгалтерии предприятия, затем путём трансформации, внесения корректировок по аналитике и неотфактурованных поставок подтягивались в модель данных финансовой отчётности.
Данные по реализации выгружались из управления торговлей. С целью актуализации данных по оборотному капиталу в управлении торговлей были внесены актуальные остатки по расчётам с покупателями, поставщиками и по товарам.

Результат:

Модель данных Power BI подсоединили напрямую к 1С, в Онлайн режиме получали фактические данные по продажам, и расходам выгружаются из двух 1С. Модель данных объединялась с калькуляцией по полной себестоимости и шаблонами по бюджетированию.
В результате уже через месяц стали доступны отчёты по прибыли по направлениям, а также данные для торгового анализа и движению денежных средств, которые детализируются до отдельных записей. План-Факт анализ строился автоматически. Результаты выводились на Dashboard, который руководитель мог просматривать в дороге прямо с мобильного телефона.
Срок внедрения 186 часов
Стоимость 268 500 руб.

Внедрение бюджетирования и ведение проекта по бизнес аналитике в производство салфеток

Что было до:

Производство существует с 1999 года. В период с 2008-2013 фирма переживала подъём. Однако в период с 2015 — 2017 наблюдается стагнация и падение. Собственник бизнес обратился с проблемой, что он не понимает, что просиходит с бизнесом. Одной из острых проблем он выделяет себестоимость своих проданных продуктов. Накладные расходы слишком велики, и вся продукция имеет отрицательную рентабельность, и к тому же, производственная себестоимость проданной продукции формируется простым пропорциональным распределением всех затрат на выпуск на проданную продукцию. На момент начала проекта имелась база 1С:Бухгалтерия предприятия 2.0, где формировались котловым способом без аналитики затраты на выпуск более чем 200 единиц, различной номенклатуры. 

Что было сделано:

Восстановили нормативы расходов прямых затрат на выпуск, привязали поартикульно производственную себестоимость к проданной продукции, сделали учёт затрат по проектам: разбили всех клиентов по типам затрат: федеральных сети. horeca, дальческое производство, торговля импортной продукцией, торговля сырьём.

Выявили разную потребность в оборотном капитале. Восстановили управленческий учёт за прошлый год, сверстали бюджет. Отслеживаем план-факт отклонения.

Создали методику, которая позволяет оценить рентабельность конкретного клиента или проекта по полной себестоимости. Распределение выполняется на основе доли валовй прибыли сначала по сегменту, затем в разрезе продуктов.

 Рассчитали точку безубыточности со стратегией, когда 1 из продуктов (салфетки) является основным, все остальные являются добавочными. Пересмотрели ценовую и коммерческую политику. Привлекли банковский кредит на увеличение оборотного капитала и развитие продаж.

Результат:

C 2018 года наметился подъём. Повысили цены реализации на 8% в сегменте HoReCa и за апрель месяц компенсировали убыток, в размере 27% от 1 квартала 2017 год. Фирма впервые за период 2015-2017 вышла в плюс. Заплачено 1 млн. руб дивидендов учредителям по итогам 2018 года, полностью погашены долги по налогам. Начат процесс реструктуризации задолженности перед контрагентами.

 

Срок проекта: 1 месяц.

Стоимость проекта: 250 000 руб.

 

 

 

 

Постановка управленческого учёта в торговом холдинге

Что было до: 

В торговом холдинге несколько юридических лиц на УСНО 6%, одно юридической лицо на ОСН. Владелец бизнеса обратился с проблемой, что он не понимает реальную рентабельность бизнеса, эффективность своих магазинов, и не понимает куда уходят деньги. Бухгалтерская отчётность показывает достаточно большие обороты, а денег на расчётном счёте постоянно не хватает.
Можно выделить 2 основные проблемы, с которыми сталкиваются владельцы холдингов любых размеров:
1. Проблема себестоимости – товары, могут передаваться между юридическими лицами и искажать реальную прибыль.
Внутренние обороты нужно исключать, товара отражать по справедливой себестоимости.
2. Бухгалтерский учёт ведётся в разрезе юридических лиц и не отвечает на вопросы эффективности отдельных подразделений.
Процесс решения проблемы

Что было сделано:

Была разработана учётная политика для целей управленческого учёта, определён порядок расчёта внутригрупповой себестоимости, порядок отнесения затрат на центры финансовой ответственности, механизмы распределения косвенных расходов.
Создан комплект отчётов, который позволяет не только в реальном времени отслеживать эффективность бизнеса, но и принимать долгосрочные решения.

Результат:

В результате стала понятна эффективность бизнеса, определен перечень неэффективных торговых точек, начаты работы по оптимизации затрат и пересмотр систем мотивации персонала.

Разработка системы калькуляции в клининговых услугах

Что было до:

ИП Семенова занимается клининговыми услугами. Она обратилась за помощью в связи с участием в тендере на крупный офисный объект и необходимостью обоснования тарифов.

Как часто бывает у малых предприятий, все работа по ценообразованию ложится на собственника. Зачастую, цены устанавливаются на глазок, без учёта реальной себестоимости услуг или товаров.

Что было сделано:

1.Была изучена необходимая нормативная база, описывающая нормативы рабочего времени по уборке непроизводственных и производственных помещений.
2.Разработан перечень услуг компании по уборке офисных объектов, с чёткими нормативами.
3. Подготовлена финансовая модель, которая позволяет рассчитать себестоимость уборки любого объекта. Зная такие данные, можно легко менять цену услуги для покупателя, не получая убытков по проекту.

 

Результат:

Заключен контракт на уборку объекта, общей суммой 3 млн. руб.

Срок внедрения: 1 месяц
Стоимость: 60 000 руб.

 

 

Интеграция Microsoft Power BI + 1C + Neaktor CRM

Что было до:

Руководитель бизнеса чувствует, что имеются проблемы и бизнес не приносит результата, но не может понять причины, не может контролировать финансы, потому что нет вообще никакой финансовой картины. Положение усугубляется небольшим штатом сотрудников, отсутствием нужной квалификации и невозможностью вести параллельный управленческий учёт. Управленческий учёт никогда не вёлся, бухгалтерский учёт сильно отличается от управленческого, в базе для управленческого учёта полный неразбериха с аналитикой из-за отсутствия методики учёта.

Управленческий учёт представлен лишь оформлением заказов покупателей и поставщикам, никакие прочие операции не отражаются и не ведутся.

Для управленческого учёта используется устаревшая база 1С, которая бессистемно дорабатывалась разными фирмами и частными программистами.

Что было сделано:

Проведена оценка бизнеса и составление предварительной отчётности за 2017 год
В результате бизнес обследования и данных отчётности выявили:
• на фирме недостаток маржи, по основной реализуемой продукции (так как цена устанавливалась без предварительного расчёта и полной калькуляции),
• наблюдаются задержки в платежах от клиентов, вследствие задержки выполнения проектов.
• сильный отток клиентов и падение уровня заказов из-за провала проектов.
• система мотивации, которая не способствовала росту эффективности, а попросту проедала полученный аванс от клиентов.
• Отсутствие информации и аналитики по таким ключевым вопросам как себестоимость и прямые издержки по закупке и производству продукции.

Была разработана методика управленческого учёта в 1С, в соответствие с которой из бухгалтерской 1с полностью отражались банковские операции, а из Управленческой базы — поступления товаров и реализации. 

 

 

Результат:Выявлены сроки осуществления различных бизнес процессов, которые легли в основу шаблонов задач, создаваемых для каждого заказа клиента.
В качестве системы контроля задач была выбрана Neaktor, как наиболее простая с точки зрения организации бизнес-процессов.
Такая связка дала возможность планировать денежный поток в разрезе каждого заказа покупателя, как отдельного проекта.
Автоматически строился платёжный календарь по графику платежей исходя из заказов клиентов 1С, финансовых потоков, вытекающих из бизнес-процессов и задача из CRM.

Для отражения расходов по управленческой кассе и начисления ЗП использовалось специально-созданное веб-приложение, которое отвечало также и за предварительную калькуляцию заказов.

Потоки данных группировались в системе Microsoft Power BI, в которой в ежедневном режиме строились:
• Платёжный календарь
• Отчёт о прибылях и убытках
• Отчёт о движении денежных средств
• Отчёт по просроченной Дебиторской задолженности
• Отчёт по просроченной Кредиторской задолженности.

Так, как управленческая база более не обновлялась, было принято решение присоединять Microsoft Power BI напрямую к SQL серверу.

Выгрузки из Неактор осуществлялись 1 раз в день, перед окончанием рабочего дня в Excel формате, файл автоматически встраивались в корпоративную модель данных.

Веб-приложение было доступно в Power BI в онлайн-режиме.

Результат:

Получили замкнутый учётный контур, который требовал минимум времени на внесение данных.  

В течение первых трёх месяцев в результате контроля по задачам через систему Neaktor, удалось завершить повисшие проекты и получить постоплату от клиентов, снизить уровень долгов перед поставщиками на 30%, тем самым восстановив скидку, лимиты и возможность отсрочки.

На все новые заказы стали делать калькуляцию, подняли цены на сборку, чтобы компенсировать провал маржи по компонентам.

Платёжный календарь по проектам помог увидеть предстоящие кассовые разрывы по проектам, в результате чего принято решение взять краткосрочный кредит через Альфа-Поток.

 

Срок внедрения: 4 месяца
Стоимость: 430 000 руб.