Постановка ПланФакт управленческого учёта: универсальная методика внедрения.

В данной статье я рассмотрю как просто в течение месяца начать собирать факт и сравнивать его с планом. Оставим за кадром вопросы: зачем это надо, как собирать и в чём собирать (нужны ли таблицы или 1С).

Когда-то я пришёл на предприятие, где не было никакого учёта….тогда это мне казалось чем-то типа:»Прикинь, они всё на бумажке пишут, КАРЛ!»

Оказалось, что так можно.

Технология очень проста, она базируется на принципе, что ни один сотрудник не может работать, никогда ничего не фиксируя.

Необходимо просто определить, кто, что и когда делает, где и когда отмечает.

Шаг №1: Вы должны разобраться и чётко представлять, какие активности делают ваши сотрудники ежедневно. Если не Вы, то делегировать это руководителям отделов.

На выходе: список того, чем сотрудники отдела занимаются ежедневно + проектные задачи (если за них сотрудники получают мотивацию).

Можно реализовать в виде таблицы, можно в виде mind-карты.

Шаг №2: Выделяем те действия, которые влияют напрямую на финансовый результат и при этом измеряются в суммовом и количественном аспекте и …. создаём первичные регистры учёта.

На выходе: : список того, чем сотрудники отдела занимаются ежедневно

+ понимание можно ли измерить результат действия в рублях ?

+ что нужно этому сотруднику для получения результата ?

Рассмотрим на примерах:

Пример 1: Менеджер выписывает счета и отсылает их клиентам.

Пример 2: Или кладовщик, осуществляет перемещение товара в зону отгрузки.

Что будет результатом ?

Пример 1:  Менеджер может отмечать клиента, сумму, дату заказа, когда выставлен счёт и плановую дату оплаты, клиентом. Результатом будет список счетов и выручка по отгрузке.

Пример 2: С точки зрения финансов, информация не несёт пользы, однако она позволяет понимать, сколько заказов и за какое время обслуживает склад. Кладовщик может регистрировать заявки на перемещение товара и отслеживать дату их выполнения. Такая информация может быть использована для начисления сдельной мотивации.

Что ему необходимо ? Список счетов, который готовит менеджер по продажам.

Куда заносить ? : Куда угодно…в Гугл-таблицы, в Excel-файлы, в 1С… , да хоть на листы бумаги…

Шаг №3.Добавляем данные в отчёт прибылях и убытках.

Итак, у нас есть таблица со счетами, выставленными покупателям. У нас есть также дата отгрузки, которую отмечает кладовщик. Осталось просуммировать счета, по дате отгрузки.

Всё просто ? Думаю, вполне…

Переходим к расходам…

Действуем по такому же принципу. Возвращаемся к нашему шагу 2 (шаг 1 мы уже проработали и определили все действия наших сотрудников).

Шаг 2:  Выделяем те действия, которые влияют напрямую на финансовый результат и при этом измеряются в суммовом и количественном аспекте и …. создаём первичные регистры учёта.

Пример 1. Допустим у нас производство. У нас есть сырьё, которое ежедневно выдаёт кладовщик, для цеха производства.

Пример 2. У нас есть менеджер, который получает премию, исходя из фактических оплат покупателя.

Что будет результатом ?

Пример 1. Кладовщик отмечает, что из сырья он отгрузил и в каком количестве.  Однако кладовщик не знает стоимость, закупаемого сырья.

В конце месяц закупщик проставляет цены закупки согласно прайсу. Результатом будет являться себестоимость товара, списанного в производство.

Что ему необходимо ? Список счетов, который готовит менеджер по продажам.

Думаю, уже догадались — регистр, в котором кладовщик отмечает, что было отгружено и в каком количестве.

Пример 2. Премия — это элемент учёта заработной платы. Однако она высчитывается, исходя из фактических оплат покупателя.

Помните ?!  Менеджер у нас ведёт таблицу по отгрузкам и проставляет дату оплаты ? Добавим туда % от оплаты и рассчитаем сумму начислений менеджера.

Шаг №3.Добавляем данные в отчёт прибылях и убытках.

Итак, у нас себестоимость из отчёта кладовщика. И у нас есть начисления по премии из отчёта по продажам. Сводим их в единую таблицу. И вуаля…

Доходы — Переменные расходы = Валовая прибыль.

А что сделать с арендой, канцелярией и прочими расходами…

Правильно…возвращаемся к шагу 2…

В 90% случаев оплату счетов контролирует бухгалтерия, или бизнес-ассистент, или директор.

Все счета должны быть зарегистрированы в едином регистре. К примеру,  регистр должен вести бухгалтер и он отмечает период, к которому относятся расходы, а также фактическую дату оплату счёта.

Ещё можно сгруппировать расходы….Аренда, Логистика, Административные, Прочие…и т.д

Шаг №3. Добавляем данные в отчёт прибылях и убытках.

Считаем расходы по периоду начисления…

В итоге получили полноценный отчёт о прибылях и убытках.

Что дальше ?

Можно разложить ОПУ по подразделениям, направлениям бизнеса. Даже проектам и любым другим аналитикам.

Свяжитесь с нами…мы поможем.